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La relazione annuale del DPO: errori da evitare

La relazione annuale del DPO al vertice gerarchico dell’azienda,  è suggerita dal Regolamento Europeo al comma 3 dell’art. 38: “Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento si assicurano che il responsabile della protezione dei dati non riceva alcuna istruzione per quanto riguarda l’esecuzione di tali compiti. […]. Il responsabile della protezione dei dati riferisce direttamente al vertice gerarchico del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento”.
E’ un documento indispensabile che consente di tracciare il rapporto diretto tra l’alta direzione e il DPO.

modlelo_rel_ann_DPO

La relazione annuale del DPO, ha una duplice funzione:
_ per  il titolare, permette di valutare l’operato del DPO
_ per il DPO costituisce lo strumento per informare la dirigenza sul sistema di gestione della privacy dell’organizzazione.

Vediamo un elenco di errori da evitare da parte del DPO nel redigere tale relazione.

  1. strutturarla in modo poco dettagliato
  2. omettere l’elenco dei partecipanti alle riunioni tenutesi durante l’anno
  3. incompleta descrizione delle attività di verifica in merito all’organizzazione aziendale privacy
  4. elenco DPIA attivate non aggiornato
  5. elenco DATA BREACH non aggiornato
  6. assenza programmazione verifiche/audit per l’anno successivo
  7. indirizzare la relazione alla direzione aziendale in modo generico, senza verificare che sia effettivamente inviata all’organo che ha proceduto alla nomina del DPO
  8. Nel caso di gruppo societari indirizzare la relazione solo alla capo gruppo, e non alle singole società che lo compongono. La relazione in questo caso dovrà contenere una parte generale comune, relativa all’organizzazione e alla documentazione privacy utilizzata nel Gruppo, e una parte specifica per ciascuna società.
  9. nel caso l’azienda abbia una funziona compliance, un errore da evitare nella relazione del DPO è quella di non inserire i riferimenti alla relazione compliance sula privacy .

Aggiornati i corsi on line Esperto DPO e Aggiornamento Annuale DPO

Sono stati aggiornati i corsi on line Esperto DPO e Aggiornamento Annuale DPO, con nuovi contenuti inerenti la gestione dei dati personali in ambito emergenza sanitaria Coronavirus.

La relazione annuale del DPO: errori da evitare

La relazione annuale del DPO al vertice gerarchico dell’azienda,  è suggerita dal Regolamento Europeo al comma 3 dell’art. 38: “Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento si assicurano che il responsabile della protezione dei dati non riceva alcuna istruzione per quanto riguarda l’esecuzione di tali compiti. […]. Il responsabile della protezione dei dati riferisce direttamente al vertice gerarchico del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento”.
E’ un documento indispensabile che consente di tracciare il rapporto diretto tra l’alta direzione e il DPO.

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La relazione annuale del DPO, ha una duplice funzione:
_ per  il titolare, permette di valutare l’operato del DPO
_ per il DPO costituisce lo strumento per informare la dirigenza sul sistema di gestione della privacy dell’organizzazione.

Vediamo un elenco di errori da evitare da parte del DPO nel redigere tale relazione.

  1. strutturarla in modo poco dettagliato
  2. omettere l’elenco dei partecipanti alle riunioni tenutesi durante l’anno
  3. incompleta descrizione delle attività di verifica in merito all’organizzazione aziendale privacy
  4. elenco DPIA attivate non aggiornato
  5. elenco DATA BREACH non aggiornato
  6. assenza programmazione verifiche/audit per l’anno successivo
  7. indirizzare la relazione alla direzione aziendale in modo generico, senza verificare che sia effettivamente inviata all’organo che ha proceduto alla nomina del DPO
  8. Nel caso di gruppo societari indirizzare la relazione solo alla capo gruppo, e non alle singole società che lo compongono. La relazione in questo caso dovrà contenere una parte generale comune, relativa all’organizzazione e alla documentazione privacy utilizzata nel Gruppo, e una parte specifica per ciascuna società.
  9. nel caso l’azienda abbia una funziona compliance, un errore da evitare nella relazione del DPO è quella di non inserire i riferimenti alla relazione compliance sula privacy .

 

Gli errori che il DPO non deve fare!

E’ stato pubblicato su www.clubdpo.com l’articolo “Gli errori che il DPO non deve fare“, in cui sono presentati i più comuni ma anche i meno frequenti errori che il Data Protection Officer può compiere, nello svolgimento della propria attività.

Ne pubblichiamo un estratto:

  • Non controllare adeguatamente i registri trattamenti. Va ricordato che è necessario avere un registro trattamenti per ogni “entità legale” aziendale (ad esempio nel caso di gruppi internazionali). Verificare inoltre per quelle aziende che operano trattamento di dati personali per conto terzi, sia disponibile accanto al Registro del Titolare, anche il    Registro del Responsabile.
  • Non definire opportuni flussi informativi per essere tempestivamente informato sui cambiamenti organizzativi, di business, di strumenti, infrastrutture o di fornitori ecc., tutti elementi che richiedono un aggiornamento dei registri, dell’analisi dei rischi o di altra documentazione, lo svolgimento di una valutazione rischi impatto trattamenti
  • Non definire una periodicità dei controlli. E’ bene a inizio anno prevedere già una periodicità dei controlli almeno quadrimestrale

Pubblicato il modello di report annuale dell’attività del DPO da consegnare alla direzione aziendale

La relazione annuale del DPO è utile a quest’ultimo per riferire sulle attività svolte al vertice gerarchico dell’azienda; allo stesso tempo consente al titolare del trattamento di dimostrare l’effettiva attenzione al tema della tutela dei dati personali.

Come realizzarla? Ecco il modello completo, in formato MS Word, editabile, 38 pagine

L’aggiornamento annuale del DPO

In questo video ti spiego perchè è necessario svolgere l’aggiornamento annuale come Data Protection Officer.

Ti segnalo il corso on line Aggiornamento DPO 2019 – Guarda i contenuti dal seguente link

Dr. Matteo Rapparini – CEO Edirama – http://www.consulenzaprivacy.org

FAQ DPO- Come occorre svolgere l’audit a un anno di applicazione del GDPR?


Dr. Matteo Rapparini – CEO Edirama – www.edirama.org

L’audit realizzato dal DPO è una nuova attività che in azienda può spaventare o almeno essere considerata dai responsabili di funzione e dai dipendenti, un’azione “intrusiva” che può andare a valutare il proprio operato in ambito privacy.

E’ quindi importante che quest’anno gli audit del DPO, di verifica e di controllo inerenti il GDPR, siano accomunati dal criterio di non dare pagelle e votazioni alle funzioni coinvolte nel trattamento dei dati personali, ma siano invece guidati da un obiettivo diverso: ovvero verificare lo stato delle cose inerenti la privacy per poi definire successive evoluzioni e interventi.

Sostanzialmente quest’anno gli audit del DPO dovranno aiutare le funzioni aziendali a prendere coscienza di cosa veramente sono tenute a fare ogni giorno per rispettare le prescrizioni privacy aziendali.

Vediamo come fare nella pratica – I 6 step da seguire

Continua su www.clubdpo.com