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Il ruolo degli Organismi di Vigilanza dopo il Gdpr

Il ruolo degli Organismi di Vigilanza dopo il Gdpr
I chiarimenti del Garante Privacy

Il Garante per la privacy ha precisato il ruolo e le responsabilità degli Organismi di Vigilanza (OdV) riguardo ai trattamenti dei dati personali svolti nelle loro funzioni e ha escluso che essi possano essere qualificati come titolari autonomi o come responsabili del trattamento.

Gli OdV sono gli organi ai quali l’ente, ossia la persona giuridica, la società o l’associazione affida, nel rispetto della disciplina sulla responsabilità amministrativa prevista dal decreto legislativo n. 231/2001, il compito di vigilare sull’osservanza dei modelli di organizzazione e di gestione adottati, allo scopo di prevenire i reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’ente, dai vertici dello stesso o da persone a questi sottoposti.

Nella risposta ad una richiesta di parere presentata da un’associazione rappresentativa dei componenti degli Organismi di Vigilanza, il Garante ha infatti chiarito che il Gdpr (Regolamento Ue 679/2016) si pone in linea di continuità con quanto già previsto dalla Direttiva europea sulla privacy del 1995 in relazione alla definizione del ruolo di titolare e responsabile del trattamento: il primo è il soggetto che “determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” e il secondo è colui che “tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”.

Gli OdV, sia pur dotati di autonomi poteri di iniziativa e controllo previsti dalla normativa 231 per l’espletamento delle loro funzioni, non possono essere considerati autonomi titolari del trattamento perché i loro compiti non sono determinati dagli Organismi stessi, ma dall’organo dirigente dell’ente che, nell’ambito del modello di gestione e organizzazione, ne definisce gli aspetti relativi al funzionamento, compresa l’attribuzione delle risorse, i mezzi e le misure di sicurezza.

Inoltre, l’OdV non può essere considerato neppure quale responsabile del trattamento, inteso come persona giuridicamente distinta dal titolare che agisce per conto di quest’ultimo secondo le istruzioni impartite. Il Gdpr, infatti, pur non modificandone l’essenza, prevede ora, in funzione della gestione dei dati svolta per conto del titolare, un serie di obblighi in capo al responsabile del trattamento, come pure la sua diretta responsabilità per l’eventuale inosservanza degli stessi. Al contrario, eventuali omessi controlli sull’osservanza dei modelli predisposti dall’ente non ricadono sull’OdV ma sull’ente stesso.

L’OdV nel suo complesso non è quindi distinto dall’ente ma è “parte dell’ente” che, quale titolare del trattamento, definisce il perimetro e le modalità di esercizio dei compiti assegnati all’organismo, nonché il ruolo che, in base alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, deve essere previsto per i singoli membri che lo compongono. In particolare, l’ente designerà i singoli membri dell’OdV come soggetti autorizzati, i quali dovranno attenersi alle istruzioni del titolare.

Lavoro: è illecito mantenere attivo l’account di posta dell’ex dipendente

Commette un illecito la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro e accede alle mail contenute nella sua casella di posta elettronica. La protezione della vita privata si estende anche all’ambito lavorativo.

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Questi i principi ribaditi dal Garante per la privacy nel definire il reclamo di un dipendente che lamentava la violazione della disciplina sulla protezione dei dati da parte della società presso la quale aveva lavorato.

L’ex dipendente contestava, in particolare, alla società la mancata disattivazione della email aziendale e l’accesso ai messaggi ricevuti sul suo account. L’interessato era venuto a conoscenza di questi fatti per caso, nel corso di un giudizio davanti al giudice del lavoro promosso nei suoi confronti dalla sua ex azienda, avendo quest’ultima depositato agli atti una email giunta sulla sua casella di posta un anno dopo la cessazione dal servizio.

Dagli accertamenti svolti dall’Autorità è emerso che l’account di posta era rimasto attivo per oltre un anno e mezzo dopo la conclusone del rapporto di lavoro prima della sua eliminazione, avvenuta solo dopo la diffida presentata dal lavoratore. In questo periodo la società aveva avuto accesso alle comunicazioni che vi erano pervenute, alcune anche estranee all’attività lavorativa del dipendente.

Il Garante ha ritenuto illecite le modalità adottate dalla società perché non conformi ai principi sulla protezione dei dati, che impongono al datore di lavoro la tutela della riservatezza anche dell’ex lavoratore. Subito dopo la cessazione del rapporto di lavoro, un’azienda deve infatti rimuovere gli account di posta elettronica riconducibili a un dipendente, adottare sistemi automatici con indirizzi alternativi a chi contatta la casella di posta e introdurre accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo.

L’adozione di tali misure tecnologiche – ha spiegato il Garante – consente di contemperare l’interesse del datore di lavoro di accedere alle informazioni necessarie alla gestione della propria attività con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori oltre che di terzi. Lo scambio di email con altri dipendenti o con persone esterne all’azienda consente infatti di conoscere informazioni personali relative al lavoratore, anche solamente dalla visualizzazione dei dati esterni delle comunicazioni (data, ora oggetto, nominativi di mittenti e destinatari).

Oltre a dichiarare l’illecito trattamento, il Garante ha quindi ammonito la società a conformare i trattamenti effettuati sugli account di posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro alle disposizioni e ai principi sulla protezione dei dati ed ha disposto l’iscrizione del provvedimento nel registro interno delle violazioni istituito presso l’Autorità. Tale iscrizione costituisce un precedente per la valutazione di eventuali future violazioni.

 

Pa: il Garante Privacy chiede più tutele per chi segnala gli illeciti

Adottare ulteriori misure per proteggere l’identità di chi segnala riservatamente condotte illecite e quella dei presunti autori, delineare più precisamente i fatti che possono essere segnalati con il “whistleblowing” nella Pa, definire meglio il ruolo dei soggetti coinvolti.

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Software Gestione Segnalazioni Whistleblower

Queste sono alcune delle condizioni e osservazioni indicate dal Garante per la privacy nel parere sulla bozza di “Linee guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 54-bis del d.lgs. 165/2001, (c.d. whistleblowing)”, predisposta dall’Anac.

Le Linee guida – rivolte ai datori di lavoro in ambito pubblico, ma contenenti anche indicazioni per l’inoltro di segnalazioni da parte di dipendenti di imprese fornitrici di beni o servizi per la Pa – specificano le misure tecniche di base che le pubbliche amministrazioni, titolari del trattamento dei dati, dovranno adottare ed eventualmente ampliare, tenendo conto degli specifici rischi del trattamento e nel rispetto dei principi di privacy-by-design e privacy-by-default.

Il testo delle linee guida era stato inizialmente posto dall’Autorità anticorruzione in consultazione pubblica e poi integrato sulla base di una positiva collaborazione con il Garante per la privacy, così da rafforzare la tutela della speciale riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni che facilitano l’individuazione di fenomeni corruttivi nella Pa.Tale collaborazione aveva portato anche a delineare meglio, ad esempio, il ruolo dei fornitori di applicativi e servizi informatici utilizzati per l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni, nonché a proporre accorgimenti specifici per evitare la tracciabilità del segnalante.

Il parere favorevole del Garante privacy è però condizionato – anche alla luce degli esiti di attività ispettive avviate nel corso del 2019 proprio nei confronti dei principali soggetti (società informatiche, pubbliche amministrazioni) che trattano dati nell’ambito del whistleblowing – all’introduzione di specifiche modifiche che possano evitare di compromettere la corretta gestione delle segnalazioni.

Al fine di incrementare l’utilizzo e la fiducia in questo strumento, il Garante ha chiesto, ad esempio, che nelle Linee guida vengano circoscritte e definite meglio le condotte segnalabili con il “whistleblowing”, così da evitare che gli uffici che gestiscono le segnalazioni rischino di trattare illecitamente i dati delle persone citate, magari perché riferibili a casi non previsti dalla normativa anticorruzione. Dovranno poi essere specificati meglio – seppure con alcune limitazioni a tutela dell’identità del segnalante – i diritti garantiti dalla normativa privacy anche all’autore del presunto illecito.

Dovrà inoltre essere limitata al “responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza” la possibilità di associare la segnalazione all’identità del segnalante. Nel parere è indicato, tra l’altro, che occorre specificare meglio il ruolo svolto nel trattamento dei dati dai soggetti (sia interni all’amministrazione, sia esterni come l’Autorità giudiziaria e la Corte dei Conti) che possono conoscere le informazioni contenute nelle segnalazioni riservate.

Il Garante ha infine chiesto all’Anac di rafforzare nelle Linee guida le misure tecniche e organizzative necessarie per tutelare l’identità del segnalante, utilizzando, ad esempio, protocolli sicuri per la trasmissione dei dati, abilitando accessi selettivi ai dati contenuti nelle segnalazioni, ed evitando che la piattaforma invii al segnalante notifiche sullo stato della pratica, in quanto tali messaggi potrebbero consentire di svelarne l’identità.

 

Diritto all’oblio anche per chi si riabilita

La permanenza in rete di notizie di cronaca giudiziaria non aggiornate può rappresentare un ostacolo al reinserimento sociale di una persona. Il diritto all’oblio va riconosciuto anche a chi è stato riabilitato dopo una condanna. Il principio è stato affermato dal Garante privacy, che ha ordinato a Google la rimozione di due Url che rimandavano ad informazioni giudiziarie non più rappresentative della attuale situazione di un imprenditore. L’interessato, dopo aver tentato di far deindicizzare le pagine direttamente a Google, si era rivolto all’Autorità lamentando il pregiudizio derivante alla propria reputazione personale e professionale dalla permanenza in rete di informazioni obsolete e non aggiornate. Per questo motivo aveva chiesto al Garante di ordinare a Google la rimozione dai risultati di ricerca di due Url, reperibili digitando il proprio nominativo, che contenevano informazioni su una vicenda giudiziaria che lo aveva visto coinvolto nel 2007 e sulla sentenza di condanna pronunciata nei suoi confronti nel 2010. Nelle pagine web però non vi era alcuna traccia della successiva riabilitazione che l’uomo aveva chiesto e ottenuto nel 2013.

Nel giudicare fondato il reclamo ed ordinare la deindicizzazione, l’Autorità ha ritenuto che l’ulteriore trattamento dei dati realizzato attraverso la persistente reperibilità in rete degli Url contestati – nonostante la riabilitazione e il tempo trascorso dal verificarsi dei fatti – determinasse un impatto sproporzionato sui diritti dell’interessato, che non risulta bilanciato da un attuale interesse del pubblico a conoscere la vicenda.

La persistenza in rete di tali informazioni giudiziarie non aggiornate, infatti, non è in linea con i principi alla base dell’istituto della riabilitazione, il quale, pur non estinguendo il reato, comporta il venir meno delle pene accessorie e di ogni altro effetto penale della condanna come misura premiale finalizzata al reinserimento sociale della persona.

 

Gdpr: le prescrizioni del Garante per poter trattare categorie particolari di dati

Terminata la procedura di revisione alla luce del nuovo Regolamento europeo delle nove autorizzazioni generali rilasciate dal Garante privacy nel 2016 quando era in vigore la precedente normativa.  A conclusione della consultazione pubblica avviata lo scorso dicembre, l’Autorità ha adottato un provvedimento, in corso di pubblicazione sulla G.U., che contiene gli obblighi che dovranno essere rispettati da un numero elevato di soggetti, pubblici e privati, in diversi settori per poter trattare particolari categorie di dati personali, come quelli legati alla salute, alle opinioni politiche, all’etnia, all’orientamento sessuale. Le prescrizioni riguardano infatti il trattamento di queste categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro; il trattamento degli stessi dati da parte degli organismi di tipo associativo, delle fondazioni, delle chiese e associazioni o comunità religiose, cosi come da parte degli investigatori privati; nonché il trattamento dei dati genetici e il trattamento effettuato per scopi di ricerca scientifica.

Il provvedimento, adottato in base al decreto legislativo n.101 del 2018 che ha adeguato la normativa nazionale al Regolamento Ue, tiene conto dei contributi maggiormente significativi e pertinenti inviati dai partecipanti alla consultazione.

Nello stesso provvedimento l’Autorità ha precisato che l’autorizzazione generale sul trattamento dei dati giudiziari da parte di privati, enti pubblici economici e soggetti pubblici cessa di produrre i propri effetti non rientrando tra le situazioni di trattamento richiamate dell’art. 21 del dlgs. n.101/2018.

Viene chiarito, inoltre, che le autorizzazioni generali n. 2, 4 e 5 – riguardanti rispettivamente il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti e il trattamento dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari – cessano anche esse di produrre i propri effetti in quanto prive di specifiche prescrizioni.

 

 

Diritto all’oblio anche per i dati che rendono identificabile una persona

Il diritto all’oblio può essere invocato – in casi particolari – anche partendo da dati presenti sul web che non siano il nome e il cognome dell’interessato, nel caso in cui essi lo rendano comunque identificabile, anche in via indiretta.

E’ il principio che ha fissato il Garante decidendo sul reclamo di un professionista che aveva richiesto invano a Google la deindicizzazione di una Url che risultava reperibile on line digitando non il proprio nome, ma il riferimento alla sua qualifica di presidente di una determinata cooperativa.

La Url faceva riferimento ad una notizia non più attuale e non aggiornata, relativa ad un rinvio a giudizio avvenuto dieci anni prima, riguardo al quale era poi però intervenuta una sentenza definitiva di assoluzione. La permanenza in rete della notizia rappresentava, ad avviso dell’interessato, un gravissimo e irreparabile pregiudizio alla propria reputazione.

Alla richiesta dell’interessato di rimuovere l’Url contestata, Google aveva opposto rifiuto sostenendo che fosse inammissibile una richiesta di deindicizzazione per chiavi di ricerca che non includono il nome e il cognome di una persona fisica, sulla base di quelli che riteneva essere i principi fissati dalla Corte di Giustizia dell’Ue nella Sentenza “Google Spain”. L’interessato si era dunque rivolto al Garante, non senza aver prima tentato, anche qui invano, di far rimuovere la Url dal sito sul quale era stato pubblicato l’articolo.

Diversamente da Google, l’Autorità – in tale specifica circostanza – ha ritenuto fondata la richiesta del professionista. Il Garante – sulla base del Regolamento europeo che definisce dato personale “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica indentificata o identificabile” ha concluso che l’Url che riportava la qualifica di Presidente di quella determinata cooperativa, si riferiva in maniera inequivocabile alla persona del reclamante – visto che quest’ultimo rivestiva quella carica da moltissimi anni, tanto da essere ormai, specie nell’ambito della realtà di riferimento, univocamente messo in correlazione con essa. Per altro verso, l’articolo contestato risultava risalente nel tempo e riguardava un procedimento penale che era stato poi definito con una sentenza di assoluzione. E, di conseguenza, ha sottolineato il Garante, il pregiudizio subito dall’interessato dalla reperibilità sul web della Url in questione non poteva ritenersi bilanciato da un interesse della collettività a conoscere informazioni che risultavano inesatte e non aggiornate alla luce degli sviluppi procedimentali avuti poi dalla vicenda.

Il Garante Privacy ha dunque ingiunto a Google di rimuovere l’Url e di comunicare entro trenta giorni dalla data di ricezione del provvedimento le iniziative intraprese per dare attuazione a quanto prescritto.

Garante privacy: no spam ai possessori di carte fedeltà

Non è lecito l’invio di comunicazioni commerciali ai possessori di tessere fedeltà che non abbiano espresso uno specifico e libero consenso all’uso dei propri dati a fini di marketing. E’ quanto ribadito dal Garante Privacy in un provvedimento con cui ha imposto a un’importante catena di negozi una serie di misure per garantire il rispetto delle misure poste a tutela della privacy dei consumatori.

Il provvedimento è stato adottato in seguito alle violazioni segnalate da alcuni clienti e confermate da un’ispezione svolta dall’Autorità con l’ausilio del Nucleo speciale privacy della Guardia di Finanza, prima dell’applicazione del nuovo Regolamento UE sulla protezione dei dati personali (Gdpr), al termine della quale la stessa Guardia di Finanzia aveva provveduto a contestare direttamente in loco una sanzione amministrativa.

I clienti si erano lamentati per la continua e indesiderata ricezione in posta elettronica di offerte commerciali da parte dell’azienda di cui possedevano una carta fedeltà. Gli interessati avevano, peraltro, chiesto più volte alla società, sia telefonicamente, sia tramite procedure automatizzate, di cancellare il proprio indirizzo dalla mailing list pubblicitaria, ma senza ottenere alcun risultato.

Nel corso dell’istruttoria avviata dal Garante, l’impresa si è giustificata affermando di non essere stata in grado di bloccare l’invio di e-mail pubblicitarie per problemi connessi alle sue banche dati – contenenti dati di oltre dieci milioni di clienti – che, in quel periodo, erano in fase di migrazione verso un’unica piattaforma.

Dall’ispezione sono emersi ulteriori problemi relativi alla gestione dei dati personali dei clienti. E’ stato in particolare accertato che il consenso al trattamento dei dati per l’invio di comunicazioni commerciali – acquisito attraverso i vecchi moduli di adesione al programma fedeltà – non poteva essere ritenuto valido, poiché i clienti erano costretti a rilasciarlo per poter ottenere iservizi proposti con la carta fedeltà. Inoltre, il sistema informativo della società non era in grado di tracciare e gestire adeguatamente le richieste di esercizio dei diritti degli interessati, in particolare quello di opposizione al trattamento per finalità di marketing, e di interrompere, di conseguenza l’invio di spam.

Nel suo provvedimento, il Garante ha quindi prescritto misure per mettersi in regola con le nuove disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, esercitando per la prima volta i nuovi poteri correttivi offerti dal Gdpr, ha “ammonito” la società a non utilizzare più, per finalità di marketing, i dati personali degli interessati, raccolti mediante i moduli relativi alla fidelity card contestata. Ha inoltre vietato l’utilizzo, per gli stessi fini, dei dati di qualunque interessato, in assenza di un comprovato consenso, libero e specifico. Alla società è stato ingiunto, infine, di implementare misure organizzative e tecniche adeguate per garantire la corretta gestione dei diritti degli interessati, assicurando anche il tracciamento puntuale delle richieste ricevute dalla clientela, e così poter comprovare il rispetto (accountability) degli adempimenti privacy.

 

British Airways è riuscita a far registrare un nuovo, poco invidiabile, record: a seguito della violazione informatica subita nel 2018, l’Information Commissioner’s Office (ICO) le ha inflitto una multa da 204 milioni euro (183 milioni di sterline), una cifra che rappresenta l’1,5% del fatturato annuo della compagnia aerea e la pena pecuniaria più alta al mondo mai comminata per un furto informatico di dati. Una cifra così elevata è giustificata dall’applicazione delle norme relative al GDPR, che prevedono una pena pecuniaria massima pari al 4% del fatturato aziendale.

Marketing: no alla raccolta punti “acchiappa consensi”

Per poter partecipare ad un programma di raccolta punti e usufruire così di piccoli vantaggi il cliente non deve essere obbligato ad esprimere il consenso a ricevere pubblicità. Il principio è stato ribadito dal Garante privacy che ha vietato a una nota marca di pannolini l’ulteriore trattamento per finalità promozionali dei dati di oltre un milione e mezzo di persone, acquisiti in modo illecito mediante il form “raccolta punti” del sito della società.

Dagli accertamenti svolti dal Garante in collaborazione con il Nucleo speciale privacy della guardia di finanza, a seguito di una segnalazione, è emerso che solo nei primi due mesi del 2018 la società ha inviato newsletter promozionali a circa un milione di indirizzi e-mail raccolti e utilizzati senza un valido consenso.

Ai clienti interessati alla raccolta punti, infatti, non veniva data la possibilità, come richiesto dalla normativa, di esprimere un consenso libero e specifico per le singole finalità di trattamento che la società intendeva svolgere, tra le quali vi era appunto l’attività promozionale. Per poter completare la registrazione e aderire al programma di fidelizzazione i clienti erano invece obbligati a rilasciare due consensi generici, uno per la società e uno per i marchi collegati.

Oltre a disporre il divieto, il Garante ha ingiunto alla società, qualora intenda svolgere attività promozionali, di modificare il form di raccolta dati presente sul sito, affinché gli utenti possano esprimere un consenso libero e informato per tale finalità.

Per i trattamenti illeciti è stata applicata una sanzione amministrativa che la società ha già pagato.