Archivi categoria: garante privacy

Lavoro, vanno protetti i dati degli iscritti ai sindacati

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Il datore di lavoro non può comunicare ad una organizzazione sindacale la nuova sigla alla quale ha aderito un suo ex iscritto.  Per consentire al sindacato di espletare le procedure che seguono la revoca della affiliazione sindacale e della relativa delega, il datore di lavoro avrebbe dovuto limitarsi a comunicare la sola scelta del lavoratore di non aderire più all’originaria sigla di appartenenza.

È quanto affermato dal Garante privacy a conclusione di un’istruttoria originata dai reclami di alcuni dipendenti di una Azienda socio-sanitaria territoriale che si erano rivolti all’Autorità affinché valutasse la correttezza del datore di lavoro nel trattamento dei loro dati sensibili, quale è l’appartenenza sindacale [doc. web n. 9065999].

A giustificazione del proprio comportamento l’Azienda ha affermato, tra l’altro, di aver ritenuto necessario informare la Rappresentanza sindacale della variazione per evitare il rischio che senza questa comunicazione l’organismo avrebbe continuato ad operare in una composizione non più aderente alla realtà, con inevitabili ricadute sulla validità della contrattazione aziendale.

Le informazioni sull’adesione sindacale rientrano nella categoria dei dati sensibili  – ha osservato  l’Autorità – ai quali la disciplina di protezione dei dati riconosce particolari forme di tutela. Il datore di lavoro  può lecitamente trattarli in base alla legge per adempiere agli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro, ad esempio per effettuare il versamento delle quote di iscrizione ad associazioni o organizzazioni sindacali su delega e per conto del dipendente.

In questo caso invece l’amministrazione non si è limitata a comunicare alla Rappresentanza sindacale la revoca dell’affiliazione di alcuni lavoratori, ma ha inviato a tutti i componenti della sigla sindacale una e-mail cui erano allegati dei documenti nei quali era espressamente indicata l’iscrizione dei lavoratori che avevano aderito ad un altro sindacato. Ciò ha determinato una illecita comunicazione di dati personali sensibili dei reclamanti.

A conclusione dell’istruttoria il Garante ha ritenuto che dalla valutazione degli elementi acquisiti la condotta dell’Azienda, pur difforme dalla disciplina applicabile, abbia esaurito i suoi effetti e non sussistono quindi i presupposti per l’adozione di un provvedimento prescrittivo  o inibitorio.

L’Autorità  si è riservata però di avviare un autonomo procedimento per valutare la contestazione di una eventuale violazione amministrativa per l’illecita comunicazione dei dati sindacali.

Il Garante privacy all’Agenzia delle entrate: la fatturazione elettronica va cambiata

Il Garante per la protezione dei dati personali ha avvertito l’Agenzia delle entrate che il nuovo obbligo della fatturazione elettronica, così come è stato regolato dall’Agenzia delle entrate, “presenta rilevanti criticità in ordine alla compatibilità con la normativa in materia di protezione dei dati personali”. Per questo motivo ha chiesto all’Agenzia di far sapere con urgenza come intenda rendere conformi al quadro normativo italiano ed europeo i trattamenti di dati che verranno effettuati ai fini della fatturazione elettronica [doc. web n. 9059949].

E’ la prima volta che il Garante esercita il nuovo potere correttivo di avvertimento, attribuito dal Regolamento europeo, attraverso un provvedimento adottato anche a seguito di alcuni reclami.

Il nuovo obbligo di fatturazione elettronica – esteso a partire dal 1 gennaio 2019 anche ai rapporti tra fornitori e tra fornitori e consumatori – presenta, secondo il Garante, un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, comportando un trattamento sistematico, generalizzato e di dettaglio di dati personali su larga scala, potenzialmente relativo ad ogni aspetto della vita quotidiana dell’intera popolazione, sproporzionato rispetto all’obiettivo di interesse pubblico, pur legittimo, perseguito.

Entrando nel merito del nuovo sistema di e-fatturazione il Garante ha rilevato una serie di criticità. In primo luogo, l’Agenzia, dopo aver recapitato le fatture in qualità di “postino” attraverso il sistema di interscambio (SDI) tra gli operatori economici e i contribuenti, archivierà e utilizzerà i dati anche a fini di controllo. Tuttavia non saranno archiviati solo i dati obbligatori a fini fiscali, ma la fattura vera e propria, che contiene di per sé informazioni di dettaglio ulteriori sui beni e servizi acquistati, come le abitudini e le tipologie di consumo, legate alla fornitura di servizi energetici e di telecomunicazioni (es. regolarità nei pagamenti, appartenenza a particolari categorie di utenti), o addirittura la descrizione delle prestazioni sanitarie o legali. Altre criticità derivano dalla scelta dell’Agenzia delle entrate di mettere a disposizione sul proprio portale, senza una richiesta dei consumatori, tutte le fatture in formato digitale, anche per chi preferirà comunque continuare a ricevere la fattura cartacea o digitale direttamente dal fornitore, come garantito dal legislatore.

Ulteriori problemi pone il ruolo assunto dagli intermediari delegabili dal contribuente per la trasmissione, la ricezione e la conservazione delle fatture, alcuni dei quali operano anche nei confronti di una moltitudine di imprese, accentrando enormi masse di dati personali con un aumento dei rischi, non solo per la sicurezza delle informazioni, ma anche relativi a ulteriori usi impropri, grazie a possibili collegamenti e raffronti tra fatture di migliaia di operatori economici.

Anche le modalità di trasmissione attraverso lo SDI e gli ulteriori servizi offerti dall’Agenzia (come la conservazione dei dati) presentano criticità per quanto riguarda i profili di sicurezza, a partire dalla mancata cifratura della fattura elettronica, tanto più considerato l’utilizzo della PEC per lo scambio delle fatture, con la conseguente possibile memorizzazione dei documenti sui server di posta elettronica.

Una preventiva consultazione dell’Autorità, peraltro stabilita dal previgente Codice privacy e dal nuovo Regolamento Ue, avrebbe potuto assicurare fin dalla progettazione l’avvio del nuovo sistema con modalità e garanzie rispettose della protezione dei dati personali, introducendo misure tecnico organizzative adeguate in tutta la filiera del trattamento dei dati personali per la fatturazione elettronica.

Il provvedimento del Garante è stato inviato anche al Presidente del Consiglio dei ministri e al Ministro dell’economia e delle finanze per le valutazioni di competenza.

Roma, 16 novembre 2018

Privacy semplificata per le PMI

Il Garante ha predisposto un modello standard di registro per le PMI che sostituisce la notificazione (art 37 codice privacy abrogato dal D.lgs 101/18). Pubblicate anche le FAQ che trovate di seguito.
Sono tenuti a redigere il Registro le imprese o le organizzazioni con almeno 250 dipendenti e – al di sotto dei 250 dipendenti – qualunque titolare o responsabile che effettui trattamenti che possano presentare rischi, anche non elevati, per i diritti e le libertà delle persone o che effettui trattamenti non occasionali di dati oppure trattamenti di particolari categorie di dati (come i dati biometrici, dati genetici, quelli sulla salute, sulle convinzioni religiose, sull’origine etnica etc.), o anche di dati relativi a condanne penali e a reati.

Modello di “registro semplificato” delle attività di trattamento del titolare per PMI (ALLEGATO 1) 

 

Modello di “registro semplificato” delle attività di trattamento del responsabile per PMI (ALLEGATO 2)

 

 

Link pagina del Garante

 

FAQ sul registro delle attività di trattamento

1. Cosa è il registro delle attività di trattamento?

 

L’art. 30 del Regolamento (EU) n. 679/2016 (di seguito “RGPD”) prevede tra gli adempimenti principali del titolare e del responsabile del trattamento la tenuta del registro delle attività di trattamento.

 

E’ un documento contenente le principali informazioni (specificatamente individuate dall’art. 30 del RGPD) relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile del trattamento (sul registro del responsabile, vedi, in particolare, ilpunto 6).

 

Costituisce uno dei principali elementi di accountability del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile per ogni attività di valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tali attività.

 

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

 

 

 

2. Chi è tenuto a redigerlo? 

 

Tutti i titolari e i responsabili del trattamento sono tenuti a redigere il Registro delle attività di trattamento (v. art. 30, par. 1 e 2 del RGPD).

 

In particolare, in ambito privato, i soggetti obbligati sono così individuabili:

 

  • imprese o organizzazioni con  almeno 250 dipendenti;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti che possano presentare un rischio – anche non elevato – per i diritti e le libertà dell’interessato;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse  imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse  imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti delle categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1 RGPD, o di dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10 RGPD.

 

Rientrano nella categoria delle “organizzazioni” di cui all’art. 30, par. 5 anche le associazioni, fondazioni e i comitati.

 

Alla luce di quanto detto sopra, sono tenuti all’obbligo di redazione del registro, ad esempio:

 

– esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigiani con almeno un dipendente (bar, ristoranti, officine, negozi, piccola distribuzione, ecc.) e/o  che  trattino dati sanitari dei clienti (es. parrucchieri, estetisti, ottici, odontotecnici, tatuatori ecc.);

 

– liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari e/o dati relativi a condanne penali o reati (es. commercialisti, notai, avvocati, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, medici in generale);

 

– associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali o reati (i.e. organizzazioni di tendenza; associazioni a tutela di soggetti c.d. “vulnerabili” quali ad esempio malati, persone con disabilità, ex detenuti ecc.; associazioni che perseguono finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere, razziali, basate sull’orientamento sessuale, politico o religioso ecc.; associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati; partiti e movimenti politici; sindacati; associazioni e movimenti a carattere religioso);

 

– il condominio ove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della L. n. 13/1989; richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali).

 

Infine, si precisa che le imprese e organizzazioni con meno di 250 dipendenti obbligate alla tenuta del registro potranno comunque beneficiare di alcune misure di semplificazione, potendo circoscrivere l’obbligo di redazione del registro alle sole specifiche attività di trattamento sopra individuate (es. ove il trattamento delle categorie particolari di dati si riferisca a quelli inerenti un solo lavoratore dipendente, il registro potrà essere predisposto e mantenuto esclusivamente con riferimento a tale limitata tipologia di trattamento).

 

Al di fuori dei casi di tenuta obbligatoria del Registro, anche alla luce del considerando 82 del RGPD, il Garante ne raccomanda la redazione a tutti i titolari e responsabili del trattamento, in quanto strumento che,  fornendo piena contezza del tipo di trattamenti svolti, contribuisce a meglio attuare, con modalità semplici e accessibili a tutti, il principio di accountability e, al contempo, ad agevolare in maniera dialogante e collaborativa l’attività di controllo del Garante stesso.

 

Si invita altresì a consultare il documento interpretativo del 19 aprile 2018 del Gruppo ex art. 29 (Ora Comitato europeo per la protezione dei dati) reperibile al seguente link: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=624045

 

 

 

3. Quali informazioni deve contenere? 

 

Il Regolamento individua dettagliatamente le informazioni che devono essere contenute nel registro delle attività di trattamento del titolare (art. 30, par. 1 del RGPD) e in quello del responsabile (art. 30, par. 2 del RGPD).

 

Con riferimento ai contenuti si rappresenta quanto segue:

 

(a) nel campo “finalità del trattamento” oltre alla precipua indicazione delle stesse, distinta per tipologie di trattamento (es. trattamento dei dati dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro; trattamento dei dati di contatto dei fornitori per la gestione degli ordini), sarebbe opportuno indicare anche la base giuridica dello stesso (v. art. 6 del RGPD; in merito, con particolare riferimento al “legittimo interesse”, si rappresenta che il registro potrebbe riportare la descrizione del legittimo interesse concretamente perseguito, le “garanzie adeguate” eventualmente approntate, nonché, ove effettuata, la preventiva valutazione d’impatto posta in essere dal titolare (v. provv. del Garante del 22 febbraio 2018 – [doc web n. 8080493]). Sempre con riferimento alla base giuridica, sarebbe parimenti opportuno: in caso di trattamenti di “categorie particolari di dati”, indicare una delle condizioni di cui all’art. 9, par. 2del RGPD; in caso di trattamenti di dati relativi a condanne penali e reati, riportare la specifica normativa (nazionale o dell’Unione europea) che ne autorizza il trattamento ai sensi dell’art. 10 del RGPD;

 

(b) nel campo “descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali” andranno specificate sia le tipologie di interessati (es. clienti, fornitori, dipendenti) sia quelle di dati personali oggetto di trattamento (es. dati anagrafici, dati sanitari, dati biometrici, dati genetici, dati relativi a condanne penali o reati, ecc.);

 

(c) nel campo “categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati” andranno riportati, anche semplicemente per categoria di appartenenza, gli altri titolari cui siano comunicati i dati (es. enti previdenziali cui debbano essere trasmessi i dati dei dipendenti per adempiere agli obblighi contributivi). Inoltre, si ritiene opportuno che siano indicati anche gli eventuali altri soggetti ai quali – in qualità di responsabili e sub-responsabili del trattamento– siano trasmessi i dati da parte del titolare (es. soggetto esterno cui sia affidato dal titolare il servizio di elaborazione delle buste paga dei dipendenti o altri soggetti esterni cui siano affidate in tutto o in parte le attività di trattamento). Ciò al fine di consentire al titolare medesimo di avere effettiva contezza del novero e della tipologia dei soggetti esterni cui sono affidate le operazioni di trattamento dei dati personali;

 

(d) nel campo “trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale” andrà riportata l’informazione relativa ai suddetti trasferimenti unitamente all’indicazione relativa al Paese/i terzo/i cui i dati sono trasferiti e alle “garanzie” adottate ai sensi del capo V del RGPD (es. decisioni di adeguatezza, norme vincolanti d’impresa, clausole contrattuali tipo, ecc.);

 

(e) nel campo “termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati” dovranno essere individuati i tempi di cancellazione per tipologia e finalità di trattamento (ad es. “in caso di rapporto contrattuale, i dati saranno conservati per 10 anni dall’ultima registrazione – v. art. 2220 del codice civile”). Ad ogni modo, ove non sia possibile stabilire a priori un termine massimo, i tempi di conservazione potranno essere specificati mediante il riferimento a criteri (es. norme di legge, prassi settoriali) indicativi degli stessi (es. “in caso di contenzioso, i dati saranno cancellati al termine dello stesso”);

 

(f) nel campo “descrizione generale delle misure di sicurezza” andranno indicate le misure tecnico-organizzative adottate dal titolare ai sensi dell’art. 32 del RGDP tenendo presente che l’elenco ivi riportato costituisce una lista aperta e non esaustiva, essendo rimessa al titolare la valutazione finale relativa al livello di sicurezza adeguato, caso per caso, ai rischi presentati dalle attività di trattamento concretamente poste in essere. Tale lista ha di per sé un carattere dinamico (e non più statico come è stato per l’Allegato B del d. lgs. 196/2003) dovendosi continuamente confrontare con gli sviluppi della tecnologia e l’insorgere di nuovi rischi. Le misure di sicurezza possono essere descritte in forma riassuntiva e sintetica, o comunque idonea a dare un quadro generale e complessivo di tali misure in relazione alle attività di trattamento svolte, con possibilità di fare rinvio per una valutazione più dettagliata a documenti esterni di carattere generale (es. procedure organizzative interne; security policy ecc.).

 

 

 

4. Può contenere informazioni ulteriori?

 

Può essere riportata nel registro qualsiasi altra informazione che il titolare o il responsabile ritengano utile indicare (ad es. le modalità di raccolta del consenso, le eventuali valutazioni di impatto effettuate, l’indicazione di eventuali “referenti interni” individuati dal titolare in merito ad alcune tipologie di trattamento ecc.).

 

 

 

5. Quali sono le modalità di conservazione e di aggiornamento?

 

Il Registro dei trattamenti è un documento di censimento e analisi dei trattamenti effettuati dal titolare o responsabile. In quanto tale, il registro deve essere mantenuto costantemente aggiornato poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere. Qualsiasi cambiamento, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, deve essere immediatamente inserito nel Registro, dando conto delle modifiche sopravvenute.

 

Il Registro può essere compilato sia in formato cartaceo che elettronico ma deve in ogni caso recare, in maniera verificabile, la data della sua prima istituzione (o la data della prima creazione di ogni singola scheda per tipologia di trattamento) unitamente a quella dell’ultimo aggiornamento. In quest’ultimo caso il Registro dovrà recare una annotazione del tipo:

 

“- scheda creata in data XY”

 

“- ultimo aggiornamento avvenuto in data XY”

 

 

 

6. Registro del responsabile

 

Il responsabile del trattamento tiene un registro di “tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare” (art. 30, par. 2 del RGPD).

In merito alle modalità di compilazione dello stesso si rappresenta quanto segue:

 

a) nel caso in cui uno stesso soggetto agisca in qualità di responsabile del trattamento per conto di più clienti quali autonomi e distinti titolari (es. società di software house), le informazioni di cui all’art. 30, par. 2 del RGPD dovranno essere riportate nel registro con riferimento a ciascuno dei suddetti titolari. In questi casi il responsabile dovrà suddividere il registro in tante sezioni quanti sono i titolari per conto dei quali agisce; ove, a causa dell’ingente numero di titolari per cui si operi, l’attività di puntuale indicazione e di continuo aggiornamento dei nominativi degli stessi nonché di correlazione delle categorie di trattamenti svolti per ognuno di essi risulti eccessivamente difficoltosa, il registro del responsabile potrebbe riportare il rinvio, ad es., a schede o banche dati anagrafiche dei clienti (titolari del trattamento), contenenti la descrizione dei servizi forniti agli stessi, ferma restando la necessità che comunque tali schede riportino tutte le indicazioni richieste dall’art. 30, par. 2 del RGPD;

 

b) con riferimento alla “descrizione delle categorie di trattamenti effettuati” (art. 30, par. 2, lett. b) del RGPD) è possibile far riferimento a quanto contenuto nel contratto di designazione a responsabile che, ai sensi dell’art. 28 del RGPD, deve individuare, in particolare, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati oggetto del trattamento, nonché la durata di quest’ultimo;

 

c) in caso di sub-responsabile, parimenti, il registro delle attività di trattamento svolte da quest’ultimo potrà specificatamente far riferimento ai contenuti del contratto stipulato tra lo stesso e il responsabile ai sensi dell’art. 28, paragrafi 2 e 4 del RGPD.

Privacy: sanzioni ridotte per le contestazioni pendenti. Le istruzioni del #Garante – #GDPR

Il Garante per la protezione dei dati personali ha messo a punto una serie di indicazioni operative per chiarire a soggetti pubblici e privati come usufruire della definizione agevolata dei procedimenti sanzionatori pendenti. L’agevolazione è stata prevista dal recente decreto legislativo 101/2018 che ha adeguato la normativa italiana alle disposizione del Regolamento europeo 2016/679 in materia di privacy. Le FAQ sono disponibili da oggi sul sito dell’Autorità.

A partire dal 19 settembre chi intende avvalersi di questa facoltà potrà oblare le sanzioni mediante il pagamento in misura ridotta di una somma pari ai due quinti del minimo edittale stabilito per la sanzione. Il pagamento dovrà essere effettuato entro il 18 dicembre 2018.

Potranno usufruire di questa speciale procedura quanti abbiamo ricevuto entro il 25 maggio 2018, data di piena applicazione del Regolamento Ue, l’atto con il quale sono stati notificati gli estremi della violazione o l’atto di contestazione.

Tra le altre istruzioni, le FAQ del Garante specificano anche le modalità per il pagamento delle sanzioni, l’importo da pagare per ciascuna violazione commessa e i casi di esclusione dalle agevolazioni.

Roma, 1 ottobre 2018

Pubblicato il nuovo ebook Guida alle ispezioni #privacy #GDPR – Ebook collana Business report

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In questo ebook della collana Business report sono illustrate:
_ le modalità dei controlli del Garante privacy e Guardia di Finanza relativamente al Reg. Ue 2016/679, Codice privacy aggiornato al D.lgs 101/18
_ cosa fare in caso di ispezione
_ le sanzioni per singolo reato

Sommario
_ Introduzione alle ispezioni privacy
_ Strumenti istruttori e di verifica
_ Quali documenti preparare
_ Chi viene sentito durante l’ispezione
_ Quali sono le domande poste generalmente dagli ispettori
_ Come prepararsi a una ispezione
_ Cosa fare durante l’ispezione
_ Le sanzioni nel nuovo Codice privacy aggiornato dal D.lgs 101/18 – Tabella riepilogativa

Formato pdf – Formato A5 – pag. 28

Estratto

Puoi ordinarlo dal seguente link

Collana Business Report – privacy GDPR