In questo articolo apprenderai come gestire la conservazione delle email aziendali rispettando i precetti privacy/GDPR.
La gestione delle email aziendali costituisce una problematica importante, ai fini privacy. In particolare la loro conservazione deve avvenire seguendo specifiche indicazioni per evitare eventuali sanzioni privacy.
Nel provvedimento, l’Autorità ha evidenziato come, allo stato attuale della situazione epidemiologica, il complesso delle misure, adottate anche a seguito delle interlocuzioni con il Ministero della salute, siano conformi al principio di liceità e, più in generale, alla disciplina sulla protezione dei dati personali.
In particolare, lo schema di decreto, accogliendo l’invito più volte espresso dall’Autorità, dà piena attuazione alla revoca delle certificazioni verdi, in caso di contagio sopravvenuto, tramite una procedura che prevede anche che l’interessato venga informato, utilizzando i dati di contatto dallo stesso forniti. A questo tipo di procedura se ne aggiunge una specifica relativa ai “green pass” rilasciati o ottenuti in maniera fraudolenta.
Nello schema viene previsto inoltre che i soggetti tenuti alla verifica del possesso delle certificazioni verdi vengano specificamente istruiti sulla possibilità di utilizzare la modalità “rafforzata” solo ed esclusivamente nei casi in cui lo richieda la legislazione vigente.
Nei casi in cui il lavoratore si avvalga della facoltà di consegnare la certificazione verde al datore di lavoro, quest’ultimo è comunque tenuto a effettuare il regolare controllo sulla perdurante validità, mediante lettura del QR code della copia in suo possesso attraverso l’app VerificaC19 o mediante le previste modalità automatizzate.
È stata inoltre disciplinata l’annotazione sugli albi professionali “senza ulteriori specificazioni dalle quali sia possibile desumere il mancato rispetto dell’obbligo vaccinale da parte dell’esercente la professione sanitaria”, prevedendo soltanto l’indicazione della circostanza che il professionista è sospeso.
Dopo i casi registrati di diffusione online di numerose certificazioni verdi, come ulteriore misura di garanzia è stata prevista, all’atto del rilascio del green pass da parte degli operatori sanitari, la registrazione di informazioni aggiuntive: identificativo dell’operazione; codice fiscale o identificativo del soggetto che ha eseguito l’operazione; modalità di autenticazione dell’operatore sanitario; codice fiscale o i dati anagrafici dell’interessato; l’identificativo univoco del certificato (UVCI) della certificazione; data e ora dell’operazione.
Il Garante della Privacy ha comunque chiesto al Ministero della salute alcune integrazioni per rendere evidente all’interessato la modalità di verifica utilizzata dal verificatore, introducendo, all’interno dell’app VerificaC19, elementi testuali, grafici e visivi per le due modalità di verifica (“base” o “rafforzata”).
In conseguenza degli specifici rischi connessi ai trattamenti di dati personali in esame e avendo particolare attenzione alle possibili conseguenze discriminatorie, anche indirette, nel contesto lavorativo, l’Autorità ha chiesto al Ministero della salute di aggiornare la valutazione di impatto sulla protezione dei dati.
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E’ disponibile Kit Aggiornamento Covid-19 Green Pass per realizzare l’aggiornamento documentale entro il 15 ottobre così come previsto dal DL 127/2021.
Il Kit è costituito da: _ Check list verifica adempimenti richiesti dal DL 127/2021 e dal Reg. Ue 2016/679 _ Modello di delega di funzione per il Responsabile della verifica _ Informativa trattamento dati personali Green Pass _ Procedura ad uso personale interno ed esterno per verifica Green Pass.
Il testo recepisce le indicazioni fornite dal Garante nell’ambito delle interlocuzioni informali e delle riunioni con i rappresentati del Ministero dell’istruzione e del Ministero della salute, al fine di assicurare il corretto adempimento degli obblighi in materia di green pass per il personale scolastico e il rispetto della disciplina di protezione dei dati personali, nonché di evitare conseguenze discriminatorie, anche indirette, nel contesto lavorativo.
In particolare, le istituzioni scolastiche, in qualità di datori di lavoro, si limiteranno a verificare – attraverso il Sistema informativo dell’istruzione-Sidi e la Piattaforma nazionale-DGC – il mero possesso della certificazione verde Covid-19 da parte del personale, trattando esclusivamente i dati necessari.
Il processo di verifica dovrà essere effettuato quotidianamente prima dell’accesso dei lavoratori in sede e dovrà riguardare solo il personale per cui è prevista l’effettiva presenza in servizio nel giorno della verifica, escludendo comunque chi è assente per specifici motivi: ad esempio, per ferie, permessi o malattia.
A seguito dell’attività di controllo del green pass, i soggetti tenuti alle verifiche potranno raccogliere solo i dati strettamente necessari all’applicazione delle misure previste in caso di mancato rispetto degli obblighi sul green pass (ad esempio assenza ingiustificata, sospensione del rapporto di lavoro e del pagamento dello stipendio).
Particolare attenzione è stata posta anche sulle misure di sicurezza da adottare. I soggetti tenuti ai controlli potranno accedere, in modo selettivo, ai soli dati del personale in servizio presso le istituzioni scolastiche di propria competenza. Per evitare eventuali abusi, le operazioni di verifica del possesso delle certificazioni Covid-19 da parte dei soggetti tenuti ai controlli saranno oggetto di registrazione in appositi log (conservati per dodici mesi), senza però conservare traccia dell’esito delle verifiche.
È inoltre previsto che la valutazione di impatto, effettuata dal Ministero della Salute, relativa ai trattamenti connessi all’emissione e alla verifica delle certificazioni verdi Covid-19, sia integrata e aggiornata tenendo conto degli specifici scenari di rischio legati ai dati sanitari del circa un milione di lavoratori della scuola, prestando particolare attenzione alle possibili conseguenze discriminatorie, anche indirette, nel contesto lavorativo.
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